La Pay Transparency in 1 minuto

La normativa sulla trasparenza salariale deriva da una direttiva comunitaria del 2023, che fissava al 7 giugno 2026 il termine per l’attuazione da parte degli Stati membri. L’Italia è stata tra i primi paesi, e il primo tra i grandi paesi europei, ad aver recepito la direttiva con il decreto legislativo 7 maggio 2026, n. 96, pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 1 giugno 2026 ed entrato in vigore il 7 giugno 2026.

La normativa si applica a tutte le imprese del settore pubblico e privato, di qualsiasi dimensione e con qualsiasi numero di dipendenti. Riguarda tutti i lavoratori subordinati (a tempo determinato, indeterminato, parziale, inclusi i dirigenti) e i candidati ad un impiego. Sono esclusi solo i lavoratori con contratto di lavoro domestico e i lavoratori job on call.

La normativa si basa su cinque pilastri:

• 01Individuazione delle categorie di lavoratori che svolgono lavoro uguale o di pari valore.
• 02Obblighi di trasparenza verso i candidati.
• 03Obblighi di trasparenza verso i propri dipendenti.
• 04Obblighi di trasparenza e collaborazione con i rappresentanti dei lavoratori e terzi soggetti esterni.
• 05Apparato di rimedi e sanzioni.

L’individuazione delle categorie deve avvenire sulla base di criteri oggettivi e neutri sotto il profilo del genere, quali competenze, responsabilità e condizioni di lavoro. Il decreto legislativo italiano fa riferimento alle prestazioni lavorative svolte nell’ambito di mansioni identiche o comparabili riconducibili allo stesso livello previsto dal contratto collettivo applicato. È consentito alle imprese adottare sistemi di classificazione professionale integrativi rispetto ai livelli del contratto collettivo, basati su criteri oggettivi e neutri. Per i gruppi di società, è possibile comparare categorie omogenee anche tra società diverse dello stesso gruppo, a condizione che le condizioni retributive derivino dalla medesima fonte regolatrice.

Devono includere informazioni sulla retribuzione iniziale o il range retributivo per la posizione, oltre alle disposizioni del contratto collettivo applicabile. I titoli professionali devono essere neutri sotto il profilo del genere.

È assolutamente vietato chiedere ai candidati informazioni sulla retribuzione percepita in precedenti rapporti di lavoro. Questo divieto si estende anche alle agenzie di recruiting e headhunting. Non esiste un divieto espresso sulla richiesta delle aspettative retributive, ma è consigliabile evitarla in quanto l’impresa deve già offrire un pacchetto retributivo definito.

Devono essere condotte in modo inclusivo e non discriminatorio.

Tutte le imprese devono rendere accessibili i criteri utilizzati per determinare la retribuzione e i livelli retributivi. Per le aziende con più di 50 dipendenti, anche i criteri per la progressione economica. Questo obbligo si assolve con l’informativa iniziale al momento della firma del contratto di lavoro e facendo riferimento ai contratti collettivi nazionali e integrativi, integrando con i criteri oggettivi e neutri adottati per gli elementi non disciplinati dalla contrattazione collettiva.

I dipendenti possono richiedere, anche tramite i rappresentanti dei lavoratori o gli organismi per la parità, informazioni sui livelli retributivi medi ripartiti per sesso delle categorie di lavoratori che svolgono lo stesso lavoro o un lavoro di pari valore. Non è possibile chiedere la retribuzione precisa di un singolo collega o il livello retributivo medio di una categoria di cui non si fa parte. Il datore di lavoro deve rispondere per iscritto entro due mesi dalla richiesta. Il diritto non può essere esercitato più di una volta all’anno. I lavoratori hanno diritto a chiedere chiarimenti se le informazioni sono imprecise.

Il decreto legislativo italiano definisce il livello retributivo come la totalità degli elementi retributivi continuativi e fissi, ad esclusione dei trattamenti economici individuali non strutturati. Questa definizione si discosta da quella comunitaria, che include tutti gli elementi retributivi. Sono inclusi i superminimi (assorbibili e non), le indennità legate alla mansione (es. indennità di cassa, di turno), i fringe benefit fissi e continuativi (es. auto aziendale), e lo straordinario forfettizzato. Sono esclusi le componenti variabili (es. premi di risultato) e le maggiorazioni per lavoro straordinario, notturno e festivo.

Le informazioni sui livelli retributivi medi non possono determinare la conoscibilità diretta o indiretta delle condizioni economiche individuali. In caso contrario, l’accesso è consentito solo ai rappresentanti dei lavoratori, all’organismo per la parità e all’ispettorato del lavoro. Sono vietate le clausole di confidenzialità che limitano la facoltà dei lavoratori di rendere nota la propria retribuzione.

Gli obblighi di trasparenza verso terzi soggetti esterni saranno in vigore a partire dal 7 giugno 2027 per le imprese con più di 250 dipendenti (ogni anno), e per le imprese tra 100 e 250 dipendenti (ogni tre anni). Le imprese tra 50 e 100 dipendenti dovranno fornire i dati entro il 7 giugno 2031 e poi ogni tre anni. Devono essere comunicati dati sui divari retributivi medi e mediani (fissi, complementari, variabili), percentuali di lavoratori nei diversi quartili retributivi, percentuali di lavoratori per sesso che ricevono componenti variabili e complementari, e il divario retributivo di genere per ogni categoria di lavoratori. L’esattezza dei dati deve essere confermata dai rappresentanti dei lavoratori. I dati vanno comunicati a un organismo di monitoraggio che potrà renderli pubblici. Le informazioni sul divario retributivo per ciascuna categoria sono accessibili a tutti i dipendenti e ai loro rappresentanti, e su richiesta all’ispettorato del lavoro e all’organismo per la parità. Il datore di lavoro deve fornire chiarimenti entro 60 giorni e porre rimedio a discriminazioni non motivate.

Se dai dati comunicati risulta un gap retributivo di genere medio di almeno il 5% in qualsiasi categoria, non motivato da criteri oggettivi e neutri, e non corretto entro sei mesi, le imprese hanno l’obbligo di avviare una valutazione congiunta delle retribuzioni con i rappresentanti dei lavoratori. In caso di mancato accordo, l’ispettorato del lavoro e gli organismi per la parità possono intervenire. Le misure correttive possono includere un riesame dei sistemi di classificazione aziendale.

È molto severo e fa riferimento al codice delle pari opportunità. Prevede la legittimazione attiva estesa a organismi di parità, sindacati e associazioni; l’inversione dell’onere probatorio; ordini di rimozione degli effetti pregiudizievoli e inibitori; tutela contro la vittimizzazione. L’inottemperanza al provvedimento del giudice è punita con ammenda fino a 50.000 € e arresto fino a sei mesi. Sono previste anche l’esclusione dai benefici contributivi e dalle gare d’appalto fino a due anni, e sanzioni amministrative da 5.000 a 10.000 € per ogni singola violazione.

La trasposizione italiana della direttiva si discosta dal dettato normativo comunitario, creando incertezze su quale retribuzione (civilistica, fiscale, per cassa) debba essere considerata. La direttiva parla di retribuzione versata dal datore di lavoro, suggerendo una logica di cassa, ma questa non è sempre applicata al livello retributivo. I dati della CU potrebbero non riflettere tutti gli elementi retributivi (es. benefit non tracciati).

Il welfare previsto dai CCNL (es. metalmeccanico, commercio) dovrebbe essere incluso nel calcolo del livello retributivo. Il welfare derivante da contratti integrativi aziendali potrebbe essere considerato continuativo e fisso, ma la sua natura temporanea (1-3 anni) rende la valutazione complessa. Il welfare derivante da premi di risultato è escluso, in quanto elementi variabili. Il welfare unilaterale (regolamenti, policy aziendali) va valutato caso per caso: se è fisso e continuativo (es. auto aziendale per tutti i quadri), va incluso; se è temporaneo o una tantum (es. buoni acquisto natalizi), va escluso.

Non ci sono indicazioni chiare su come valorizzare le componenti retributive non monetarie. Per l’auto aziendale, ad esempio, il valore convenzionale ACI (indicato in busta paga e CU) può creare disparità significative a causa delle variazioni normative. È necessario scegliere un riferimento oggettivo e giustificabile, pur riconoscendo che il valore convenzionale è il più prudente ma può generare gap.

È necessario passare da una logica di organigramma a una di valore prodotto. Si utilizzano metodi basati su parametri come responsabilità, competenze (know-how aziendale), condizioni di lavoro, relazioni e problem solving. Questi fattori, misurati in modo standard, oggettivo e neutro, consentono di costruire un’articolazione organizzativa interna e stabilire range retributivi coerenti con i contratti collettivi. Questo processo permette di creare categorie omogenee e criteri di progressione di carriera e retributiva trasparenti.

Dopo aver creato le categorie e inserito i lavoratori, si verifica se esiste una differenza del livello retributivo tra lavoratori di sesso maschile e femminile pari ad almeno il 5% in una categoria. Se il gap non è giustificato da elementi oggettivi, occorre correggerlo. Il termine ultimo per correggere eventuali discriminazioni è il 31 dicembre dell’anno in corso, in vista della rendicontazione basata sul versato.

• 01Modernizzazione dei sistemi di gestione. La normativa spinge le organizzazioni a modernizzare i sistemi di gestione della retribuzione e delle carriere.
• 02Recruiting trasparente. Evita negoziazioni basate su situazioni personali, definendo la retribuzione in base a criteri interni e rispettando l’equità per i dipendenti già presenti.
• 03Carriera trasparente. I dipendenti conoscono i criteri di progressione di carriera e retribuzione, aumentando chiarezza, equità, motivazione e riducendo i conflitti.
• 04Meritocrazia reale. Premia oggettivamente chi ricopre posizioni di maggior peso e responsabilità, evitando ricatti organizzativi e tensioni interne.